DocBrasil · Guarda, gestão e disponibilização de documentos

O custo invisível

O arquivo que não gera receita
ocupa a sala que geraria.

Papel parado custa aluguel, custa hora procurando e, desde 2020, custa risco jurídico. Os três somam todo mês sem aparecer no balanço com o nome certo.

23%

Da área útil parada

A fatia média do escritório ocupada por arquivo inativo. Espaço pago a preço de operação, usado como depósito.

2h18

Por documento perdido

O tempo médio que uma equipe gasta localizando, ou refazendo, um documento que ninguém encontra.

LGPD

Sem trilha de acesso

Arquivo físico não responde quem viu o quê, e quando. É exposição direta em caso de incidente.

Ciclo de vida do documento

Seis etapas. Uma custódia só.

Do galpão à nuvem, o documento nunca sai da nossa cadeia de responsabilidade, e cada passagem fica registrada.

01 · FÍSICO

Coleta

Retirada na sua sede, com inventário assinado no ato.

02 · FÍSICO

Catalogação

Indexação por metadado e código de barras por caixa.

03 · FÍSICO

Guarda

Galpão com CFTV, controle de acesso e combate a incêndio.

04 · DIGITAL

Digitalização

Captura com OCR, tornando o conteúdo pesquisável.

05 · DIGITAL

Nuvem

Doc Vault: busca por metadado, permissão por usuário.

06 · DIGITAL

Descarte legal

Eliminação na temporalidade, com termo e certificado.

Soluções

Sete serviços que funcionam como um sistema.

Contrate um, contrate todos. Eles conversam entre si desde o primeiro dia.

Doc Vault

Gestão documental em nuvem

Todo o acervo pesquisável por metadado, com permissão por usuário, trilha de auditoria e acesso de qualquer lugar. O produto que transforma guarda em serviço.

Ver funcionando →

Doc Storage

Guarda de documentos

Custódia física catalogada, com retirada sob demanda.

Conhecer →

Doc Xpress

Transporte rastreado

Entrega em até 4h na Região Metropolitana.

Conhecer →

Doc Sign

Assinatura digital

ICP-Brasil, com validade jurídica plena.

Conhecer →

Digitalização

Captura com OCR

Papel vira texto pesquisável e indexado.

Conhecer →

Doc Flow

Automação de processos

Fluxos de aprovação com prazo e responsável.

Conhecer →

Doc Control

Demandas multi-filial

Cada ponto solicita, você acompanha num painel só.

Conhecer →

Doc Vault · demonstração real

Procure um documento agora.

Esta é a busca do Doc Vault rodando com um acervo de exemplo. Digite um nome, um cliente, um ano, ou filtre pelo tipo.

Doc Vault · acervo demonstração Online

Calculadora

Quanto o seu arquivo custa hoje?

Mova os três controles. O resultado aparece na hora.

Área ocupada pelo arquivo40 m²

Caixas-arquivo estimadas600

Buscas por mês80

Considera o custo do metro quadrado comercial em Recife, o custo-hora médio de equipe administrativa e o tempo médio de recuperação em arquivo próprio.

Você gasta hoje, por ano

R$ 0

Espaço físico ocupadoR$ 0

Horas gastas em buscaR$ 0

Com a DocBrasilR$ 0

Economia estimada no 1º anoR$ 0

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Estimativa com premissas de mercado, para dimensionamento. Parâmetros a substituir pelos índices reais da DocBrasil antes da publicação.

Cases de sucesso

Clientes reais, resultados reais.

Varejo, indústria, governo e mobilidade. O que mudou depois da DocBrasil.

Nagem · Varejo

Malotes das lojas endereçados e documentos tramitando em tempo real.

Uma combinação de soluções da DocBrasil possibilitou a construção de uma plataforma para formalização da entrega de arquivos físicos e digitais, os malotes das lojas, perfeitamente endereçada para cada uma das áreas de destino do setor administrativo, além da completa estruturação de todo o processo de armazenamento e gestão dos documentos da empresa. Os documentos passaram a tramitar em tempo real, e legados documentais foram digitalizados com camada de inteligenciamento que proporcionou geração de dados, relatórios e tomada de decisões.

Pitú · Indústria

Todo o acervo identificado, digitalizado e acessível a distância.

Para a Pitú levamos uma solução completa de armazenamento e gestão de todos os documentos da empresa, que passaram a ser identificados, digitalizados com inteligenciamento, acessados a distância e, quando necessário, solicitados por nossa plataforma digital. O redesenho de fluxos de processos gerou maior eficiência e produtividade.

Prefeitura de Jaboatão · Governo

Pagamento e liquidação da prefeitura, 100% digitais.

O processo de pagamento e liquidação da Prefeitura de Jaboatão agora conta com uma tramitação 100% digital, num processo de gestão inteligente em que todos os documentos, assinaturas e contratos são digitais e controlados, com cada um direcionado a fazer sua parte na hora certa, trazendo mais eficiência, segurança, tranquilidade e precisão para os trabalhos dos servidores do município. Legados documentais foram organizados, digitalizados com inteligenciamento e passaram a contar com uma plataforma de gestão. Novos processos estão sendo desenhados para que a transformação digital ilumine todos os processos municipais.

Consórcio Grande Recife · Mobilidade

A base de veículos e as vistorias da RMR, num processo totalmente digital.

Para o Consórcio Grande Recife, nossas soluções chegaram para gerenciar e ordenar toda a base de dados dos veículos que rodam na região metropolitana da cidade. Uma plataforma que permite o agendamento para vistoria de veículos novos, renovação e emissão de certificado de vistoria de cada ônibus, em um processo totalmente digital e inteligente. Paralelamente, processos para controle de serviços terceirizados nos terminais integrados e BRTs passaram a ser digitais e, por meio da nossa plataforma, passaram a ser operacionalizados com maior facilidade, eficácia e produtividade.

Perguntas frequentes

O que perguntam antes de contratar.

Respostas diretas para as dúvidas mais comuns sobre guarda, digitalização e conformidade.

Quanto custa guardar e digitalizar documentos?

O custo depende de três fatores: o volume do acervo em caixas, quanto dele será digitalizado e a frequência de acesso. Fazemos um diagnóstico gratuito na sua sede, medimos o volume real e devolvemos uma proposta com número. Você também pode estimar o gasto atual do seu arquivo na nossa calculadora.

O que a LGPD exige do arquivo físico da minha empresa?

A LGPD trata de dados pessoais em qualquer suporte, inclusive papel. Na prática, você precisa saber onde cada documento está, controlar e registrar quem acessa, e descartar na hora certa. Guarda catalogada, trilha de auditoria e política de temporalidade cobrem esses pontos.

Por quanto tempo devo guardar cada documento?

Cada tipo tem um prazo legal próprio, seja fiscal, trabalhista, contábil ou societário, e depois pode ou deve ser descartado. Esse prazo é definido por uma tabela de temporalidade. Ajudamos a montar e aplicar a sua, com termo e certificado de eliminação quando o documento vence.

Qual a diferença entre guarda física e digitalização?

Guarda física é a custódia da caixa em galpão seguro, com retirada sob demanda. Digitalização transforma o papel em arquivo pesquisável por OCR. A maioria dos clientes combina as duas: guarda o original e acessa a versão digital no dia a dia.

Como funciona a assinatura digital ICP-Brasil?

A assinatura ICP-Brasil tem validade jurídica plena, equivalente à de próprio punho. No Doc Sign, o documento é enviado, assinado digitalmente e arquivado com carimbo do tempo, tudo na nuvem e auditável.

A DocBrasil atende empresas fora de Recife?

Sim. A sede e o centro de custódia ficam em Recife, e atendemos toda a Região Metropolitana e o Nordeste. A parte digital, com Doc Vault, Doc Sign e Doc Flow, funciona de qualquer lugar.

Meus documentos ficam seguros?

O galpão tem CFTV 24 horas, controle de acesso e detecção de incêndio, e o acervo é segurado pelo valor declarado. No digital há permissão por usuário e trilha de auditoria. Tudo está detalhado na nossa Central de Confiança.

Quanto tempo leva para recuperar um documento?

Documentos digitalizados aparecem na busca do Doc Vault em segundos. Originais físicos são entregues pelo Doc Xpress, com prazo definido por região na Região Metropolitana do Recife.

Cada documento, encontrável em segundos.

O arquivo que não gera receita
ocupa a sala que geraria.

Da área útil parada

Por documento perdido

Sem trilha de acesso

Seis etapas. Uma custódia só.

Coleta

Catalogação

Guarda

Digitalização

Nuvem

Descarte legal

Um galpão que responde por cada caixa que guarda.

Sete serviços que funcionam como um sistema.

Gestão documental em nuvem

Guarda de documentos

Transporte rastreado

Assinatura digital

Captura com OCR

Automação de processos

Demandas multi-filial

Procure um documento agora.

Você não terceiriza papel.
Terceiriza responsabilidade.

Encarregado nomeado

Segurança da informação

Validade jurídica

Galpão monitorado

Acervo coberto

Continuidade

Quanto o seu arquivo custa hoje?

Clientes reais, resultados reais.

Malotes das lojas endereçados e documentos tramitando em tempo real.

Todo o acervo identificado, digitalizado e acessível a distância.

Pagamento e liquidação da prefeitura, 100% digitais.

A base de veículos e as vistorias da RMR, num processo totalmente digital.

O que perguntam antes de contratar.

Um diagnóstico gratuito do seu acervo, na sua sede.

O arquivo que não gera receitaocupa a sala que geraria.

Da área útil parada

Por documento perdido

Sem trilha de acesso

Seis etapas. Uma custódia só.

Coleta

Catalogação

Guarda

Digitalização

Nuvem

Descarte legal

Um galpão que responde por cada caixa que guarda.

Sete serviços que funcionam como um sistema.

Gestão documental em nuvem

Guarda de documentos

Transporte rastreado

Assinatura digital

Captura com OCR

Automação de processos

Demandas multi-filial

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Você não terceiriza papel.Terceiriza responsabilidade.

Encarregado nomeado

Segurança da informação

Validade jurídica

Galpão monitorado

Acervo coberto

Continuidade

Quanto o seu arquivo custa hoje?

Clientes reais, resultados reais.

Malotes das lojas endereçados e documentos tramitando em tempo real.

Todo o acervo identificado, digitalizado e acessível a distância.

Pagamento e liquidação da prefeitura, 100% digitais.

A base de veículos e as vistorias da RMR, num processo totalmente digital.

O que perguntam antes de contratar.

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ocupa a sala que geraria.

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